Prozessberatung
Prozessberatung heißt bei uns: Prozessaufnahme nach BPMN 2.0, Optimierung und Change Management als Grundlage für jedes ERP-, KI- und Digitalisierungsprojekt im Mittelstand. Bevor wir über Software sprechen, verstehen wir, wie Ihre Abläufe tatsächlich funktionieren. Erst dann lassen sich Prozesse sinnvoll digitalisieren.
Ein Fax, eine Handnotiz auf dem Lieferschein, ein Anruf beim Außendienst: Genau hier beginnen viele Prozessbrüche, lange bevor überhaupt ein System beteiligt ist. Wer nur die digitalen Schritte betrachtet, übersieht die eigentliche Fehlerquelle.
ERP, CRM und Produktionssteuerung funktionieren oft jedes für sich einwandfrei. Das Problem entsteht in den Übergängen dazwischen, wo Daten von Hand oder über kleine Excel-Brücken übertragen oder schlicht vergessen werden.
End-to-End-Diagramme zeigen, wie Daten fließen, aber nicht, wo Mitarbeitende entscheiden, Ausnahmen bearbeiten oder improvisieren. Genau das hält viele Betriebe am Laufen. Deshalb betrachten wir die ganze Prozesskette, auch außerhalb der Systeme.
BPMN 2.0 ist eine standardisierte, grafische Notation für Geschäftsprozesse. Fachabteilungen verstehen sie, und für die technische Umsetzung ist sie präzise genug. In moderierten Workshops mit den Menschen, die den Prozess täglich ausführen, entsteht ein Diagramm, das zeigt, was wirklich passiert. Dazu gehören auch die Umwege und Ausnahmen, die in keiner Prozessbeschreibung stehen.
Dieses Bild ist die Basis, um Geschäftsprozesse zu optimieren: ob eine Business-Central-Einführung, eine Automatisierung mit der Power Platform oder ein KI-Anwendungsfall den größten Nutzen bringt.
Erst sichtbar machen, was ist. Dann entwerfen, was sein soll.
Ist-Prozess
Medienbrüche zwischen Papier, E-Mail und System
Doppelte Dateneingabe an mehreren Stellen
Ausnahmen, die niemand dokumentiert hat
Wissen, das an einzelnen Personen hängt
Soll-Prozess
Ein durchgängiger Datenfluss ohne Medienbruch
Eine Erfassung, mehrfache Nutzung
Dokumentierte Ausnahmen mit klarer Zuständigkeit
Wissen, das im Prozess selbst verankert ist
Der beste Soll-Prozess scheitert, wenn er den Menschen übergestülpt statt mit ihnen entwickelt wird.
Wer den Ist-Prozess selbst im Workshop beschreibt, erkennt Probleme oft von allein und trägt die spätere Veränderung eher mit.
Warum sich etwas ändert und was das für den einzelnen Arbeitsplatz bedeutet, sprechen wir offen an. So wird niemand nach dem Go-live überrascht.
Erst Pilotbereiche, dann die vollständige Ausweitung. So zeigen sich Stolpersteine im kleinen Rahmen und nicht im ganzen Unternehmen gleichzeitig.
Das hängt vom Umfang ab. Ein klar abgegrenzter Kernprozess ist mit wenigen Workshops und Dokumentation überschaubar. Sind mehrere verzahnte Bereiche beteiligt, etwa Vertrieb, Lager und Produktion, dauert es länger. Den Rahmen schätzen wir im Erstgespräch ein.
Nein. Die Diagramme erstellen wir, Ihr Team bringt das Wissen über die Abläufe ein. BPMN ist so aufgebaut, dass Fachabteilungen die Diagramme nach einer kurzen Einführung lesen und prüfen können. Genau das ist der Vorteil gegenüber reinen Textbeschreibungen.
Ja. Oft zeigt die Prozessaufnahme, dass sich ein Problem mit klaren Zuständigkeiten, angepassten Abläufen oder kleinen Automatisierungen lösen lässt, ganz ohne neues System. Folgt später doch ein ERP- oder KI-Projekt, ist die wichtigste Grundlage bereits gelegt.
Wir binden die Menschen ein, die den Prozess täglich ausführen, von der Aufnahme bis zum Pilot. Bedenken nehmen wir ernst, weil sie häufig auf echte Schwachstellen hinweisen. Wer an der Lösung mitgearbeitet hat, trägt sie in der Regel auch mit.
Die Diagramme gehören Ihnen und werden in einem gängigen Format übergeben. Sie dienen als Dokumentation, als Grundlage für Schulungen und die Einarbeitung neuer Mitarbeitender sowie als Vorlage für spätere Automatisierungen, etwa mit der Power Platform.
Erzählen Sie uns, wo es heute hakt – Medienbrüche, doppelte Eingaben oder endlose Abstimmungsschleifen. Im Erstgespräch klären wir, ob eine Prozessaufnahme der richtige erste Schritt ist und mit welchem Bereich Sie am besten starten.
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